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Décembre 2011

Respect de la Charte de la langue française dans l’affichage des marques de commerce utilisées comme noms d’entreprises au Québec

L’Office québécois de la langue française a lancé le 13 novembre dernier une campagne de communication visant à amener les entreprises à respecter la Charte de la langue française (LRQ, c. C-11). Ces mesures visent d’abord celles qui utilisent dans leur nom d’entreprise une marque de commerce dont le mot ou l’expression est tiré d’une autre langue que le français.

Marque de commerce vs. nom d’entreprise
Certaines sociétés utilisent leur marque de commerce enregistrée comme nom d’entreprise. L’Office rappelle que cette utilisation ne les exempte pas de respecter la Charte de la langue française. L’article 25, paragraphe 4, du Règlement sur la langue du commerce et des affaires (R.R.Q., 1981, c. C-11, r. 9, art. 25) mentionne «Dans l’affichage public et la publicité commerciale, peuvent être rédigés uniquement dans une autre langue que le français : une marque de commerce reconnue au sens de la Loi sur les marques de commerce (L.R.C. 1985, c. T-13), sauf si une version française en a été déposée». Cependant, cette même marque de commerce utilisée comme nom d’entreprise sera soumise à l’article 27 du même Règlement (R.R.Q., 1981, c. C-11, r. 9, art. 27) : «Peut figurer comme spécifique dans un nom, une expression tirée d'une autre langue que le français, à la condition qu'elle soit accompagnée d'un générique en langue française». Rappelons aussi que l’article 63 de la Charte de la langue française précise que le nom d’une entreprise doit être en langue française.

Corriger l’affichage avec une expression générique
La marque de commerce utilisée comme nom d’entreprise n’a pas à être traduite pour respecter la Charte. On peut le faire, bien sûr, mais on peut aussi simplement l’accompagner d’une expression descriptive (générique) ou d’un slogan qui décrit les produits ou les activités. Voici quelques exemples de façons de se conformer à la Charte pour la marque de commerce Daily Living® :

Ajout d’un terme descriptif (générique) : Ameublement Daily Living

Ajout d’un slogan : Daily Living, pour un décor au goût du jour

Version française de la marque de commerce : Les Beaux Jours

Types d’affichage et application
Cette nouvelle règle ne s’applique pas exclusivement aux nouvelles entreprises, mais à toutes celles établies au Québec, incluant celles qui possèdent déjà un certificat de francisation. Même si la loi prévoit des amendes pouvant aller jusqu'à 20 000 $ pour une première infraction, l’Office semble plutôt opter pour une approche souple offrant même un programme de soutien financier pour corriger l’affichage pouvant aller jusqu’à 50 000 $ pour certaines entreprises.

« Notre démarche est basée sur la collaboration et non sur la confrontation » indique Mme Louise Marchand, présidente-directrice générale de l’Office québécois de la langue française. Reste à voir si les entreprises visées se sentiront concernées par la démarche et répondront à cet appel à la francisation.

Entrée en vigueur de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif!

La Partie II de la Loi sur les corporations canadiennes (S.R.C., 1970, c. C-32) « Partie II », en vigueur depuis 1917, a laissé sa place depuis le 17 octobre dernier à la nouvelle Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif (L.C. 2009, c. 23) « loi BNL ». Après maintes tentatives échouant toujours par les dissolutions du parlement, la loi BNL est maintenant en vigueur. Bien que son arrivée était imminente, il est à noter que la communauté juridique n’a été avisée que moins de 5 jours avant sa date effective.

La loi BNL vise à simplifier et à assouplir les règles et procédures entourant la constitution et l’existence des organisations à but non lucratif. Entre autres, la rédaction fastidieuse de lettres patentes est maintenant chose du passé car des formulaires sont dorénavant disponibles pour toutes les transactions possibles, de la constitution à la dissolution.

Puisque le site de Corporations Canada offre des renseignements complets sur le sujet, le présent article vise surtout à souligner quelques points saillants de cette nouvelle législation.

Terminologie
La nouvelle loi utilise maintenant la terminologie « organisation » plutôt que « corporation ».

Transition obligatoire de la « Partie II » à la « BNL »
Les corporations sans but lucratif auront jusqu’au 17 octobre 2014 pour déposer des statuts de prorogation et des nouveaux règlements conformes à la loi BNL. Aucun frais du gouvernement ne sera exigé pour cette prorogation.

L’organisation peut conserver sa dénomination sociale. Toutefois, la prorogation peut également être une occasion de changer de nom. Un rapport NUANS est alors nécessaire, à moins d’opter pour une dénomination numérique. Si vous avez besoin d’un rapport NUANS ou de toute information sur les recherches de noms, notre équipe est là pour vous aider.

Toutes les corporations qui ne procéderont pas à la prorogation seront considérées inactives et seront dissoutes. Il sera toutefois possible de déposer une demande de reconstitution en vertu de la loi BNL.

Une telle dissolution pourrait avoir des impacts indésirables sur les organismes de bienfaisance enregistrés. Il est fortement recommandé de consulter la Direction des organismes de bienfaisance de l’Agence du revenu du Canada pour toute question à ce sujet.

Veuillez noter que malgré la transition d’une loi à l’autre, l’organisation conservera le même numéro d’entreprise (NE) accordé par l’Agence du revenu du Canada.

Révision et dépôt des règlements administratifs
Il y aura lieu pour les corporations régies sous la Partie II de réviser leurs règlements administratifs actuels afin d’être conformes à la nouvelle loi BNL. Un modèle-type de ces règlements sera disponible sous peu chez CRAC (frais applicables).

Que ce soit lors de la prorogation ou lors d’une nouvelle constitution sous la loi BNL, les règlements administratifs devront être déposés auprès de Corporations Canada dans les 12 mois suivant leur approbation par les membres de l’organisation. Corporations Canada ne les examinera pas et ne les approuvera pas. Cette exigence vise simplement à ce que les règlements soient rendus disponibles au public.

La constitution simplifiée et plus rapide
La constitution d’une organisation est définitivement simplifiée par la nouvelle loi BNL. En effet, plutôt que de déposer des lettres patentes et des déclarations assermentées, le processus consiste maintenant à déposer le formulaire de Statuts constitutifs, le formulaire d’Adresse initiale du siège et premier conseil d’administration ainsi que le rapport NUANS, s’il y a lieu. Les frais gouvernementaux de constitution sont de 250 $.

Le processus est également beaucoup plus rapide qu’à l’époque des lettres patentes : on vise maintenant une norme de service de 5 jours ouvrables plutôt que 25.

Les demandes peuvent être envoyées à Corporations Canada par la poste, par télécopieur ou par courriel. Les originaux ne sont donc pas nécessaires pour les fins du dépôt. Par contre, le dépôt par transaction en ligne n’est pas possible. Évidemment, CRAC est en mesure de vous aider avec le dépôt et la révision de vos documents ainsi qu’avec la réservation d’une date spécifique pour vos certificats.

1234567 CANADA FONDATION
Nouveauté! Voilà maintenant un nom plausible pour une organisation sous la loi BNL. En effet, une organisation peut maintenant avoir une dénomination numérique suivie de l’un des termes suivants : «Association», «Center», «Centre», «Fondation», «Foundation», «Institut», «Institute» ou «Society».

De nouvelles transactions possibles
Des changements comme la fusion et la prorogation (importation et exportation) sont maintenant permis sous la loi BNL. Des formulaires sont prévus pour toutes ces transactions. La rectification et l’annulation de certificats et statuts sont également permises.

Les rapports annuels
Les organisations doivent compléter et déposer leur rapport annuel (formulaire 4022) auprès de Corporations Canada dans les 60 jours suivant leur date anniversaire, soit sa date de constitution, prorogation ou fusion. Les frais sont de 40 $ par année. Pour ce qui est de la « date de prorogation », il s’agit effectivement de la date de transition vers la loi BNL : la date d’anniversaire sera donc leur date de prorogation sous la nouvelle loi. Par ailleurs, le rapport annuel exige maintenant que l’on indique si l’organisation a recours ou non à la sollicitation.

Pour celles qui ne se sont pas encore prorogées…
Veuillez noter qu’il est toujours possible pour les corporations encore régies par la Partie II et n’ayant donc pas encore déposé leurs statuts de prorogation, de déposer des lettres patentes supplémentaires ou des demandes d’approbation ministérielle. Évidemment, ceci n’est plus possible une fois que l’organisation se sera prorogée sous la nouvelle loi.

Nous voilà donc au début du décompte... Les quelques 25 000 corporations régies par la Partie II devront se continuer sous la nouvelle loi BNL d’ici le 17 octobre 2014 afin d’éviter leur dissolution. Il y a fort à parier que les praticiens ne s’ennuieront pas de rédiger des lettres patentes!

N’hésitez pas à communiquer avec notre équipe pour toute information sur le sujet : 514-861-2722 / 1-800-361-5744 / crac@crac.com

Continuation d’une charte québécoise sous une autre juridiction : les particularités techniques que vous devez savoir!

Depuis le 14 février 2011, il est maintenant possible de continuer une société par actions québécoise vers une autre juridiction (Loi sur les sociétés par actions, L.R.Q., c. S-31.1, art. 297 à 303). Mais connaissez-vous toutes les étapes (et leurs subtilités) pour effectuer un tel transfert?

Tout d’abord, il faut demander l’autorisation de se continuer auprès du Registraire des entreprises du Québec (REQ). Cette demande d’autorisation ne peut se faire directement sur le site du Registraire, mais se fait plutôt sur le formulaire papier RE-513. Ce formulaire est d’ailleurs disponible sur notre site. Il est à noter que la date de l’autorisation sera celle de l’émission de cette autorisation et qu’une date spécifique ne peut être demandée.

Une fois ce formulaire complété et déposé auprès du Registraire, vous obtiendrez une attestation d’autorisation à se continuer et ce document apparaîtra dans la section « documents conservés » au Registre québécois. Par la suite, vous devrez transmettre votre demande de continuation/prorogation à l’autorité importatrice accompagnée de votre autorisation émise par le REQ ou d’une confirmation écrite de l’obtention d’une telle autorisation, selon les règles de la juridiction importatrice. Il est à noter qu’aucune date d’expiration n’est prévue pour une autorisation de se continuer. Cependant, CRAC vous suggère de confirmer avec l’autorité importatrice la validité d’une autorisation datant de plus de 6 mois avant de déposer votre demande. Les extraits pertinents de la loi de la juridiction exportatrice ainsi qu’un avis juridique confirmant que cette loi permet l’exportation pourraient également être exigés.

Note intéressante : lorsque l’autorité importatrice est Corporations Canada, vous n’avez plus besoin de déposer les extraits pertinents de la loi ainsi qu’un avis juridique afin de proroger une charte québécoise. En effet, CRAC a appris que le Québec deviendra sous peu la dernière province pré-approuvée et que ces documents ne sont déjà plus exigés.

Une fois la continuation/prorogation acceptée, l’autorité importatrice devrait déclarer elle-même au REQ le changement. Cependant, les délais de communication entre les deux instances peuvent prendre plusieurs semaines et il est possible pour l’assujetti de transmettre directement au REQ le certificat de continuation/prorogation afin de finaliser le dossier plus rapidement. Le REQ émettra alors un certificat de changement de régime. Ce dernier certificat portera la même date que le certificat de continuation/prorogation de l’autorité importatrice.

De plus, il ne sera pas nécessaire de réimmatriculer votre société au Québec, puisque suite au certificat de changement de régime, celle-ci demeurera immatriculée et active. Par conséquent, le numéro d’entreprise du Québec (NEQ) restera le même.

Finalement, de nouveaux numéros de taxes ne seront pas émis par Revenu Québec. Cependant, Revenu Québec demande tout de même de les aviser du changement de régime. Revenu Québec nous mentionne qu’un tel avis pourrait être temporairement nécessaire, puisque l’exportation d’une charte québécoise est nouvelle pour eux également.

L’équipe du CRAC a développé une expertise dans l’exportation de chartes québécoises et peut évidemment vous aider à effectuer toutes ces étapes!

Du nouveau sur Incoweb!

Au cours des derniers mois, vous aurez sûrement constaté plusieurs nouveautés sur Incoweb. Nous avons notamment ajouté l’organisation juridique initiale de l’entreprise, les statuts de modification et la traduction de l’état des renseignements au Québec.

L’organisation juridique initiale de l’entreprise (Service Minute Plus)
Nous avons récemment lancé notre service Minute Plus sur Incoweb. Ce nouveau service exclusif aux juristes vous permet de compléter les résolutions d’organisation, les certificats d’actions ainsi que les différents registres. Nous nous chargeons d’assembler le tout et il ne restera plus qu’à remettre le livre de minutes à votre client. Nous vous offrons également un rabais de lancement de 10 $ sur nos frais pour ce service. Vous économiserez donc temps et argent!

Les statuts de modification au provincial
Une autre nouveauté sur Incoweb! Ce nouveau service vous permet notamment de modifier votre capital-actions, vos restrictions, ainsi que votre dénomination sociale, pour votre société par actions québécoise. Encore une fois, un rabais de lancement de 10 $ sur nos frais de service est présentement appliqué.

La traduction de l’état des renseignements du Registre des entreprises du Québec
Vous avez un client ne maîtrisant pas complètement la langue de Molière? Vous pouvez maintenant commander une traduction anglaise de l’état des renseignements via Incoweb. Vous obtiendrez ici une traduction maison CRAC sous format .pdf au grand plaisir de votre clientèle anglophone!

Ces nouveautés viennent s’ajouter aux nombreux changements que nous avons apportés à Incoweb depuis le début de l’année. En effet, nous avons dû harmoniser Incoweb avec la nouvelle Loi sur les sociétés par actions (L.R.Q., c. S-31.1). Nous avons également inséré de nouvelles annexes passe-partout provinciales afin de vous permettre de profiter plus amplement des bénéfices de la nouvelle loi et vous donner plus de latitude. Finalement, puisque le Registraire a décidé de ne plus distribuer ses formulaires papier, nous avons inséré des formulaires maison CRAC dans Incoweb afin de faciliter vos transactions.

Nous vous invitons à rester à l’affût, puisque plusieurs autres nouveautés sont à venir au cours des prochains mois.

Incorporation des professionnels - Des outils bien pratiques mis à jour

Nous avons récemment effectué une mise à jour complète de notre tableau synthèse des diverses conditions applicables aux professions ayant le droit de se constituer en société.

Nos annexes passe-partout pour les sociétés de professionnels ont également été mises à jour et sont disponibles gratuitement sur Incoweb.

Notons qu'au cours de la dernière année, de nouvelles professions se sont ajoutées à la liste de celles pouvant exercer en société. Par conséquent, les administrateurs agréés, les traducteurs, terminologues et interprètes agréés, les comptables en management accrédités, ainsi que les psychologues peuvent maintenant exercer leur profession en société.

Au cours de la prochaine année, nous surveillerons attentivement pour vous les autres professions qui pourraient obtenir le droit d'exercer en société. Ayant déjà publié un projet de règlement à cet effet, les architectes, les ergothérapeutes et les évaluateurs agréés sont les plus susceptibles d'obtenir ce droit prochainement.

Voici d’ailleurs un tableau intéressant disponible sur le site web de l’Office des professions, confirmant le statut des diverses professions quant à l’exercice de leurs activités en société

Les bébés de l’année 2011

Au début de l’année, notre directrice des services corporatifs, Madeleine Cadieux est devenue maman pour la première fois. Elle a donné naissance à la petite Charlotte le 7 février.

Le 30 juin, notre programmeur-analyste Unik Bergeron et sa conjointe ont accueilli leur troisième enfant, un petit garçon, qu’ils ont prénommé Fanek.

Puis au beau milieu de l’été, notre représentante des ressources humaines Julie Tremblay est devenue elle aussi une heureuse nouvelle maman. Son fils Alex est né le 31 juillet.

Bon retour Joanna Jacobson!

Après une absence de deux ans et demi, le temps de donner naissance à ses deux filles, Victoria et Julianna, Joanna Jacobson est de retour chez CRAC. Dynamique et pleine d’énergie, c’est avec joie qu’elle accueille les nouveaux projets qui n’attendaient que son retour. En effet, en plus de reprendre la barre du département des services d’enregistrements et de recherches (enquêtes, Loi sur les banques, RDPRM et Registre foncier). Elle nous a manqué!

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